Personlig effektiv – en guide til gode arbejdsvaner

Du kender det sikkert godt. Du sidder på din arbejdsplads og er i gang med en opgave. Du vil gerne kunne fokusere på opgaven og koncentrere dig, så du kan levere et ordentligt resultat. Men din telefon ringer med jævne mellemrum. En kollega kommer hen til dig med et spørgsmål til en opgave, som han sidder med. Den ene mail efter den anden tikker ind, og du bliver nødt til at se, om det er noget vigtigt, som du skal reagere på med det samme. Måske kommer der også notifikationer på de sociale medier. Du får en sms fra ægtefællen om, hvem der skal hente børn. Og ved siden af din computer ligger en bunke papirer og post-its med påmindelser om de opgaver, du skal huske at løse. Sådan ser de fleste dage ud. For at kunne nå alle opgaver, kan du lære at skabe overblik og arbejde mere effektivt. Vi hjælper dig godt på vej i denne guide.

I denne miniguide vil vi hjælpe dig til at få: værktøjer til systemer og orden, fokus på de vigtige opgaver, og minimere de daglige tidsrøvere. Det er nemlig muligt at planlægge sig ud af de fleste hændelser, der sker i løbet af en dag. Også selvom meget af det er udefrakommende.

  • Start med oprydning af dit skrivebord

Gå KonMari amok på dit skrivebord og prioriter, hvad der er vigtigt for dig at have på skrivebordet. Det er vigtigt at have et rydeligt skrivebord, da det ellers bevidst/ubevidst bringer dine tanker hen på ting, du skal gøre eller burde have gjort. Sørg for at få oprettet et system, så du ved hvad du skal gøre med de ting, der lander på dit bord.

  • Undgå forstyrrelser

Ifølge en amerikansk undersøgelse, tager det 23 minutter fra du er blevet forstyrret af fx en henvendelse fra en kollega, til at du kan vende tilbage til samme koncentrationsniveau, som du havde på opgaven fra før du blev afbrudt. Derfor skal du lære at kunne tage afstand fra forstyrrelser, men også selv undgå at forstyrre andre. Fx ved at undersøge om du kan finde svaret på et spørgsmål selv, eller undgå at sætte dine kollegaer cc på en mail, som de alligevel ikke skal tage stilling til.

For at undgå forstyrrelser kan du fjerne lydnotifikationer på dine mails og sms’er. Undgå også at tjekke mails hele tiden. Planlæg i stedet 2-3 tidspunkter om dagen, hvor du tjekker mails. På disse tidspunkter tager du også aktivt stilling til disse mails og får dem besvaret, arkiveret eller videresendt, så de ikke ligger og fylder i din indbakke.

  • Planlægning er alt (næsten)!

Et godt værktøj til at få overblik og sikre bedre effektivitet i dit arbejde, er et planlægningsværktøj, hvor du kan sortere imellem dine arbejdsopgaver. Alt efter om de haster eller ikke haster, om de er vigtige eller ikke vigtige. Inddel dine opgaver i de fire kasser og start med haster/vigtigt. Bevæg dig derefter over i de andre kategorier og sørg for at få frigivet tid fra de hastende/vigtige opgaver til også at nå de andre.

Har du fortsat behov for at gå mere i dybden med, hvordan kan arbejde mere effektivt? Eller har du en kollega eller en ansat, der kunne have behov for nogle gode værktøjer? Så har vi et fantastisk e-læringskursus i Personlig Effektiv, der kan hjælpe dig og din arbejdsplads med at gennemgå en lang række forandringer, og give jer mere overskuelighed og effektivitet i arbejdet. Her får du også en guide til, hvordan du bedst tilrettelægger din arbejdsdag, og meget mere.

Kontakt mig for at høre mere.

Anne Maagaard

Kundekonsulent, Conzentrate A/S

Telefon: +45 98 40 27 06 / Mobil: +45 31 53 94 37

Mail: azm@conzentrate.com