04 jul Personlig effektivitet: en guide til gode arbejdsvaner
Du kender det sikkert godt. Du sidder på din arbejdsplads og er i gang med en opgave. Du vil gerne kunne fokusere på opgaven og koncentrere dig, så du kan levere et ordentligt resultat. Men din telefon ringer med jævne mellemrum. En kollega kommer hen til dig med et spørgsmål til en opgave, som han sidder med. Den ene e-mail efter den anden tikker ind i din inbox, og du bliver nødt til at se, om det er noget vigtigt, som du skal reagere på med det samme. Måske kommer der notifikationer fra de sociale medier. Du får en SMS fra ægtefællen, der spørger, hvem der skal hente børn. Og ved siden af din computer ligger en bunke papirer og post-its med påmindelser om de opgaver, du skal huske at løse. Sådan ser de fleste arbejdsdage ud.
For at kunne nå alle opgaver, kræver det, at du forstår at skabe et overblik, så du kan arbejde mere effektivt. Vi hjælper dig godt på vej i denne guide om personlig effektivitet, hvor vi vil give dig værktøjer til at skabe system og orden, samt værktøjer til at sætte fokus på de vigtige opgaver og minimere de daglige tidsrøvere. Det er nemlig muligt at planlægge sig ud af de fleste hændelser, der sker i løbet af en dag. Også selvom meget af det er udefrakommende.
Guide til Personlig Effektivitet
Oprydning af dit skrivebord
Gå KonMari-amok på dit skrivebord og prioritér, hvad der er vigtigt for dig at have liggende fremme på skrivebordet. Det er vigtigt at have en ryddelig arbejdsstation, så dine tanker ikke hverken bevidst eller ubevidst falder hen på ting, du skal gøre eller burde have gjort. Sørg for at få oprettet et system, så du ved, hvad du skal gøre med de opgaver, der landet på dit bord.
Planlægning er alt (Næsten)
Et godt værktøj til at få overblik og sikre bedre effektivitet i dit arbejde, er et planlægsningsværktøj, hvor du kan sortere dine arbejdsopgaver udfra, hvor vigtige, de er. Inddel dine opgaver i fire kategorier: Haster/Haster Ikke og Vigtigt/Ikke Vigtigt. Start med de opgaver, der haster og er vigtige, og bevæg dig derefter over i de andre kategorier og sørg for, at få frigivet tid fra de hastende/vigtige opgaver til nå så meget som muligt.
Undgå forstyrrelser
Ifølge en amerikansk undersøgelse, tager det i alt 23 minutter fra, at du bliver forstyrret til at du kan vende tilbage til samme koncentrationsniveau, som du havde på opgaven fra før, du blev afbrudt. Derfor skal du lære at kunne tage afstand fra forstyrrelser, men også selv undgå at forstyrre andre. Fx. ved at undersøge om du kan finde svaret på et spørgsmål selv eller undgå at sætte dine kollegaer som CC på en e-mail, som de alligevel ikke skal tage stilling til.
For at undgå forstyrrelser kan du fjerne lydnotifikationer på dine e-mails og SMS’er. Undgå at tjekke e-mails hele tiden, og planlæg i stedet to til tre tidspunkter om dagen, hvor du tjekker din inbox. På disse tidspunkter tager du også aktivt stilling til disse e-mails, og får dem besvaret, arkiveret eller videresendt, så de ikke ligger og fylder i din indbakke.
Vil du vide mere?
Vil du vide mere omkring, hvordan du kan arbejde mere effektivt? Eller har du en kollega eller en ansat, der kunne have behov for nogle gode værktøjer?
Så har vi et fantastisk e-learning kursus i Personlig Effektivitet, der kan hjælpe dig og din arbejdsplads med at gennemgå en lang række forandringer og give jer mere overskuelighed og effektivitet i arbejdet. Her får du også en guide til, hvordan du bedst tilrettelægger din arbejdsdag og meget mere.
Kontakt
Telefon +45 98402700
Kontakt os på mail her.
Du kan læse mere om vores platform, Learning Arena, lige her:
Vores Platform – Learning Arena